「やることが多すぎて、何から手をつければいいのか分からない」
朝からメールの返信、資料作成、上司から頼まれた仕事。ようやく一つ終わったと思ったら、また別の仕事が増えている。
そんな状況では、どの仕事も急ぎに見えてしまい、優先順位を決めるだけで疲れてしまうことがあります。
でも、仕事の優先順位は、すべての業務を細かく比較しなくても決められます。
ポイントは、「期限」「重要度」「他の人への影響」の3つを確認することです。
この記事では、仕事の優先順位がつけられないときに使える簡単な決め方を、具体例とともに紹介します。複数の仕事を抱えている人も、今日から実践できる方法です。
仕事の優先順位がつけられないときは、まず3つの基準で決めよう
仕事の優先順位に迷ったら、まずは次の3つを確認してみましょう。
この3つを確認すると、「今すぐ取り組む仕事」と「後で取り組んでもよい仕事」を区別しやすくなります。
例えば、今日が期限の顧客向け資料と、来週までに提出する社内資料があるとします。
顧客向け資料の提出が遅れると、相手の予定にも影響します。一方、社内資料は来週の提出に間に合えば問題ありません。
この場合は、顧客向け資料を先に進めると判断できます。
迷ったときの基本ルール
①期限が迫っている仕事を確認する
②成果への影響が大きい仕事を確認する
③自分が止めている仕事がないか確認する
この順番で整理すると、着手する仕事を絞り込みやすくなります。ただし、重大なトラブルや安全上の問題などは、期限にかかわらず優先して対応しましょう。
仕事の優先順位がつけられないのはなぜ？よくある4つの原因
優先順位が決められないときは、判断力の問題というより、仕事を比較するための情報が不足している場合があります。
まずは、何が判断を難しくしているのか確認してみましょう。
1．頭の中だけで仕事を管理している
複数の仕事を頭の中だけで覚えていると、全体量を把握しにくくなります。
例えば、資料作成をしている途中でメールの返信を思い出し、返信中に会議の準備が気になる。こうした状態では、目の前の仕事に集中することも難しくなります。
最初に、抱えている仕事を紙やメモアプリにすべて書き出してみましょう。
見える形にするだけでも、仕事内容や期限を比較しやすくなります。
2．緊急な仕事と重要な仕事を混同している
「今すぐ対応してほしい」と言われた仕事が、必ずしも自分の最優先業務とは限りません。
例えば、急ぎの社内連絡に対応しているうちに、重要な提案資料の作成が後回しになってしまうことがあります。
緊急度は対応までの時間、重要度は成果や責任への影響を表します。
この2つを分けて考えることで、目先の忙しさに振り回されにくくなります。
3．すべての仕事を完璧に終わらせようとしている
どの仕事にも同じだけ時間をかけていると、重要な仕事に使う時間が足りなくなることがあります。
社内向けの簡単な報告書と、顧客へ提出する提案書では、求められる完成度が異なる場合もあるでしょう。
仕事の目的を確認し、必要な品質を満たしたところで次の作業へ進むことも、優先順位を守るための工夫です。
4．自分で判断できる範囲が分からない
上司や複数の部署から仕事を依頼されると、何を優先すべきか分からなくなることがあります。
特に、どの仕事も「急ぎ」と言われている場合、自分だけで判断すると認識のずれが生じるかもしれません。
そのようなときは、抱えている仕事とそれぞれの期限を共有し、優先順位を確認するのが確実です。
仕事の優先順位を簡単に決める5つのステップ
ここからは、実際に仕事を整理する手順を紹介します。
難しい管理ツールは必要ありません。紙とペン、または普段使っているメモアプリがあれば始められます。
ステップ1．抱えている仕事をすべて書き出す
最初に、今抱えている仕事を一つずつ書き出しましょう。
この段階では、優先順位を決める必要はありません。
例えば、次のような形です。
- A社への見積書作成
- 上司への進捗報告
- 来週の会議資料作成
- 取引先からの問い合わせ対応
- 社内システムへのデータ入力
「会議の準備」のように大きな仕事は、「資料を集める」「構成を考える」「資料を作成する」といった単位に分けると、必要な時間を見積もりやすくなります。
タスクが多すぎて整理そのものが難しい場合は、身近な整理の発想を取り入れたタスク管理法も参考になります。
ステップ2．それぞれの期限と所要時間を確認する
次に、書き出した仕事に期限と所要時間を加えます。
期限は「今日中」「今週中」だけでなく、分かる範囲で具体的な日時にしておきましょう。
また、作業にかかる時間も大まかに見積もります。
例えば、次のように整理できます。
| 仕事 | 期限 | 所要時間 |
|---|---|---|
| A社の見積書 | 今日15時 | 30分 |
| 進捗報告 | 今日17時 | 15分 |
| 会議資料 | 明後日 | 2時間 |
| 問い合わせ対応 | 今日中 | 20分 |
| データ入力 | 今週金曜 | 1時間 |
これは一例ですが、期限と所要時間が見えると、どの仕事を先に進めるべきか判断しやすくなります。
ステップ3．緊急度と重要度で4つに分類する
仕事の全体像が見えたら、緊急度と重要度で整理してみましょう。
代表的なのが、仕事を4つの領域に分ける「アイゼンハワー・マトリックス」という考え方です。
| 分類 | 仕事の例 | 対応の目安 |
|---|---|---|
| 緊急かつ重要 | 期限直前の重要資料、重大なトラブル | 優先して対応する |
| 緊急ではないが重要 | 来月の企画、業務改善 | 予定に時間を確保する |
| 緊急だが重要度は低い | 急ぎだが代行可能な定型業務 | 依頼・調整を検討する |
| 緊急でも重要でもない | 目的の薄い作業、不要な資料整理 | 後回し・削減を検討する |
例えば、今日中に提出する重要な資料は、最初の「緊急かつ重要」に入ります。
一方、来月の業務改善案は、期限が迫っていなくても重要な仕事です。目先の対応だけで一日が終わらないよう、あらかじめ時間を確保しておきましょう。
この分類方法については、残業を減らすための仕事の優先順位と時間管理の考え方でも紹介しています。
ステップ4．他の人の仕事を止めていないか確認する
緊急度と重要度が同じくらいの仕事が複数ある場合は、他の人への影響を確認します。
例えば、自分の確認が終わらないと同僚が次の作業を始められない場合、その確認を先に済ませた方がチーム全体の仕事が進みます。
ただし、他の人から頼まれた仕事をすべて最優先にする必要はありません。
自分の重要業務との兼ね合いを考え、必要に応じて対応予定を伝えましょう。
ステップ5．今日取り組む仕事を3つ程度に絞る
優先順位が決まったら、今日必ず進めたい仕事を3つ程度選びます。
例えば、次のように決めてみましょう。
- A社の見積書を完成させる
- 取引先からの問い合わせに回答する
- 会議資料の構成を作る
選ぶ数はあくまで目安です。仕事の大きさによっては、一つだけでも構いません。
予定をすべて埋めてしまうと、急な依頼が入ったときに対応できなくなります。余裕を残しておくことも、優先順位を守るコツです。
それでも迷うときに使える、仕事の優先順位の決め方
仕事を整理しても、どちらを先に進めるか決められない場面はあります。
そんなときは、状況に応じて次の考え方を使い分けてみましょう。
期限が同じなら、遅れたときの影響が大きい仕事から進める
例えば、今日が期限の仕事が2つあるとします。
一つは顧客に送る提案書、もう一つは社内の資料整理です。
提案書の提出が遅れると商談に影響する一方、資料整理は社内で期限を調整できるのであれば、提案書を優先するのが合理的です。
「どちらが急ぎか」だけでなく、遅れた場合に何が起こるかを考えてみましょう。
重要度が同じなら、短時間で終わる仕事を先に片づける
期限や重要度がほぼ同じであれば、短時間で終わる仕事から進める方法もあります。
例えば、5分で終わる確認作業と、1時間かかる資料作成がある場合です。
確認作業を先に終わらせれば、気になる仕事を一つ減らしてから資料作成に集中できます。
ただし、短い仕事ばかり続けて重要な仕事が進まない場合は逆効果です。まとまった作業時間が必要な仕事は、先に予定へ組み込んでおきましょう。
自分だけで決められないなら、上司に優先順位を確認する
複数の依頼が重なり、自分では判断できない場合は、上司や依頼者に相談しましょう。
その際は、単に「どちらを先にすればいいですか」と聞くより、現在の状況と自分の考えを伝えると、相手も判断しやすくなります。
相談するときの伝え方の例
「現在、A社の見積書と社内資料の作成を進めています。どちらも本日中が期限ですが、A社への提出を優先したいと考えています。社内資料は明日の午前中でも問題ないでしょうか？」
このように、仕事内容・期限・自分の判断・確認したいことをセットで伝えると、優先順位の調整を進めやすくなります。
仕事の優先順位が決まったら、実際の予定に落とし込もう
優先順位を決めても、予定に反映できなければ仕事は進みません。
例えば、午前中は資料作成に集中し、午後に問い合わせ対応と社内業務を進めるなど、時間帯を決めておきましょう。
予定を立てるときは、会議や移動、急な依頼に対応する時間も考慮します。
仕事を効率よく進めるための時間管理や環境づくりについては、次の記事も参考になります。
また、仕事の数が増えて管理しきれない場合は、タスク管理ツールを利用する方法もあります。
個人事業主や少人数のチームで仕事を整理したい場合は、タスク管理ツールの選び方と使い方も確認してみてください。
仕事の優先順位をつけるときに注意したい3つのこと
1．頼まれた順番だけで仕事を進めない
仕事を頼まれた順番に片づけていると、後から入ってきた重要な仕事への対応が遅れることがあります。
新しい依頼が入ったら、現在の仕事と期限・重要度を比較しましょう。
依頼順は判断材料の一つですが、それだけで優先順位を決める必要はありません。
2．急な依頼が入ったら優先順位を見直す
朝に決めた優先順位が、夕方まで変わらないとは限りません。
顧客からの緊急連絡やトラブルが発生した場合は、必要に応じて予定を組み直しましょう。
ただし、新しい依頼が入るたびにすべての仕事を中断すると、かえって作業が進まなくなります。
「今の仕事を止める必要があるか」を確認してから、対応を決めることがポイントです。
3．仕事量が多すぎるときは、優先順位だけで解決しようとしない
どれだけ上手に優先順位をつけても、実際に使える時間より仕事量が多ければ、すべてを期限内に終えることはできません。
その場合は、仕事の順番だけでなく、期限・作業範囲・担当者を調整する必要があります。
例えば、上司に現在の仕事量を共有し、一部の業務を分担してもらう、納期を調整する、優先度の低い作業を減らすといった方法です。
優先順位を決めても仕事が終わらない場合は、単なる段取りの問題ではなく、業務量や体制に原因がある可能性もあります。無理に抱え込まず、早めに相談しましょう。
仕事の優先順位についてよくある質問
Q．全部の仕事が急ぎと言われたら、どうすればいいですか？
まずは各仕事の具体的な期限と、遅れた場合の影響を確認しましょう。
すべてを期限内に終えることが難しい場合は、仕事の一覧と所要時間を上司に共有し、優先順位や納期の調整を相談してください。
Q．簡単な仕事と難しい仕事は、どちらを先にするべきですか？
基本的には、期限と重要度を優先して判断します。
条件が同じなら、短時間で終わる仕事から片づけるのも一つの方法です。ただし、重要な仕事にまとまった時間が必要な場合は、その時間を先に確保しましょう。
Q．毎日、仕事の優先順位を決め直した方がいいですか？
朝の始業時や前日の終業前など、自分が続けやすいタイミングで確認するのがおすすめです。
ただし、毎回すべての仕事を整理し直す必要はありません。前日の一覧をもとに、期限や状況が変わった仕事だけを見直せば十分です。
Q．優先順位をつけても、予定どおりに仕事が進みません。どうすればいいですか？
まずは、作業時間の見積もりが短すぎなかったか、割り込み作業が多くなかったかを確認しましょう。
予定を詰め込みすぎている場合は、今日取り組む仕事の数を減らし、予備の時間を確保してみてください。
まとめ｜仕事の優先順位に迷ったら、まず「次にやること」を一つ決めよう
仕事の優先順位がつけられないときは、すべての仕事を完璧に整理しようとする必要はありません。
まずは抱えている仕事を書き出し、期限・重要度・他の人への影響を確認しましょう。
今回紹介した手順を振り返ると、次のようになります。
優先順位は、一度決めたら絶対に変えてはいけないものではありません。新しい仕事が入ったら、その都度見直して構いません。
大切なのは、今ある仕事の中から、次に取り組むべき一つを決めることです。
まずは今日の仕事を書き出し、最初に取り組む一つを選ぶところから始めてみましょう。
