業務の効率が必要な理由とは
業務の効率化にも長所と短所があります。問題点を把握せずに効率化を実施しても、かえって時間やコストの無駄になるなど、思わぬ弊害を招くかもしれません。本記事ではメリットとデメリットの視点から、利益増を視点にした仕事の効率化を検討する際に考えたい要素を説明します。
業務の効率化の目標は、利益を増やすこと
業務の効率化への流れ
効率化をする際は、まず現状把握を行い、業務を妨げる原因を明確にしなければなりません。問題点を把握したら、何をどれだけ削減できるかを分析し、解決策を講じます。業務改善を実施する際に重要なのは、全ての社員に情報共有がなされること。効率化の効果を発揮するには、経営層から現場の最前線まで、組織に属する全員の努力が不可欠なのです。
業務の効率化の方法
業務の効率化の方法で最もポピュラーなのが、業務のマニュアル化（標準化）でしょう。全社員がノウハウを共有すれば、業務の質を一定に保てるほか、担当者が不在で業務が回らないというアクシデントも避けられます。
昨今の効率化にはITも活用されています。クラウドでの進行管理、資料共有などはもはや珍しくないでしょう。タスクやスケジュールを共有すれば、チームでの作業も円滑に行えます。
さらに、アウトソーシングの導入も拡大しています。アウトソーシングとは外部委託のこと。経理や法務、人事などの管理業務から、営業や販促を担う代行業者が増えています。
同じく需要の高まりを見せているのがクラウドソーシングです。クラウドソーシングサイトの登録者に対して、簡単な調査やデータ入力はもちろん、デザインやライティング、コーディングなど、専門的なスキルを要する作業の依頼も可能です。
業務を効率化するメリット
1. コストを削減できる
コスト面には、効率化の効果が顕著に現れます。例えば、資料のペーパーレス化によって、紙やインクにかかる費用の削減が可能です。また、業務量に伴って残業時間も少なくなれば、社員に支払う残業代も減らすこともできます。
2. 重要な業務に時間をかけられる
雑務に費やす時間がなくなれば、重要な業務に充てられる時間が増えるでしょう。さらに、社員教育や職場環境の整備など、重要性は高いものの後回しになりがちな業務を進めることもできます。
3. 社員の働きやすい環境が実現する
効率化によって業務量が減ると、ワークライフバランスの改善につながります。社員の幸福度や働きがいが向上すれば、各社員が高いパフォーマンスを発揮しやすくなるほか、企業側も長期的な雇用を維持しやすくなります。企業と社員、双方にとってプラスになります。
業務の効率化のデメリット＋対策
1. 時間に気を取られる
効率化といえば、作業時間の短縮を浮かべる人は少なくないでしょう。しかし、各業務の時間を減らせば減らすだけ、効率化が捗るというわけではありません。
そもそも、どうして作業時間の短縮が効率化になると言われるのでしょうか。それは、余分な時間を省くことが、重要な業務に集中する時間や、長時間労働の是正をもたらし、結果的に利益の創出につながるからです。
無駄な時間の削減や、作業スピードの向上などの、身近な目標にとらわれず、効率化の最終目的は「利益創出」であることを常に意識しましょう。
2. 業務の柔軟性が損なわれる
新型コロナウイルスの影響もあり、業務の進め方にも変革の波が訪れています。中でも「3密」のリスクが高い会議は、会議の時間制限や、オンライン会議導入など、急速に効率化が進んでいます。しかし、これらには非効率を招く落とし穴があるのです。
会議に時間制限があると、意見がまとまりそうなときも終了を余儀なくされ、意思決定が先延ばしになってしまいます。細かな招集が増え、話し合いの質が低下してはかえって非効率です。また、ZoomやMeetを用いたオンライン会議は便利ですが、利用者からは接続状態の不安定さや、音声不良を不安視する声も上がっています。
効率的な会議に重要なのは事前準備。会議を行う前に議題や資料の共有を済ませておきましょう。オンライン会議の場合は、接続状態が不安定なときは電話に切り替えるなど、あらかじめ相手と対策を相談しておくとよいでしょう。
3. セキュリティ面の問題が懸念される
ビジネスのみならず、さまざまな場面でITが活用される現代。2020年4月には不特定多数からのアクセス遮断や、パスワードの適正管理が義務化されるほど、セキュリティ問題は深刻になっています。もし社外秘や顧客情報が漏洩してしまうと、信用失墜、損害賠償負担、機会損失など、企業の存続に影響する甚大なリスクを負いかねません。
ITによる効率化は大変有効です。だからこそ、全社員に対してセキュリティ研修を行い、重要事項はIT化を避けるなど、効率化よりも安全性を第一に検討しましょう。
業務の効率化の取組前に必ず考えるべきこと
そもそも、業務の効率化の目標とは利益を増やすこと。全ての業務を効率化しようと血眼にならず、効率化が必要な業務を見極める必要があります。
業務の効率化は、多数の社員に影響することを重点的に
業務の効率化が高い効果を発揮するのは以下の業務です。
・着手から完了までの時間が長い業務（企画書作成・プレゼン準備など）
・毎日行う業務（雑務・メール応対など）
・多人数が携わる業務（会議・チームでの作業など）
これらに共通するのは、社員の労働時間を合算したときに多くの時間を費やすという点です。少しの工夫でも効果が出やすいため、最初はこうした業務に絞って効率化を検討しましょう。
また、ITを導入しても、活用できずに放置している企業も少なくありません。無理にテクノロジーを頼らず、継続できる取り組みを実行するほうが高い効果を得られます。
直感ではなく、論理的に無駄を洗い出す
何事も、明確な目標を定めないと上手くいきません。闇雲な効率化も同様、余計なコストが生じ、非効率を招く可能性さえあります。
現状把握の段階で、各業務の綿密な分析が重要です。「なんとなく無駄が多そう」と直感で判断するのではなく、現場の社員に聞き取り調査を行い、数値やグラフに可視化して、実際にどれほど無駄が生じているのかを確認しましょう。
まとめ
業務の効率化にもメリットとデメリットがあります。効率化が仇にならないよう、会社の設備や体制に合わせて、適切に取り入れる方法を考えましょう。
