時代は常に変わり、ビジネスのスピードも速くなっています。成功するためには、時間を効率的に使うスキルが求められるようになりました。この記事では、タイムマネジメントの重要性と、業務効率を向上させる具体的な方法について解説します。
業務効率化に直結するタイムマネジメントとは？
タイムマネジメントは、時間を効率的に使う技術で、業務効率化に直結します。目標を達成するために、時間を計画し、優先順位をつけ、追跡する方法を学びます。以下、その具体的なプロセスを解説します。
計画: タスクのリストアップと優先順位付け
- タスクのリストアップ: 一日の始まりに、その日に達成すべきタスクを明確にリストアップします。
- 優先順位の設定: タスクには重要度と緊急度を考慮して優先順位をつけます。重要かつ緊急なタスクから順に取り組みます。
実行: 計画に基づいたタスクの実施
- タスクの分割: 大きなタスクは小さな部分に分割し、一つずつこなします。
- 集中作業: 一つのタスクに集中して取り組むことで、効率的に作業を進めます。
- 休憩の取り入れ: 集中力を維持するために、適切なタイミングで休憩を取り入れます。
評価: タスクの達成状況の分析と反映
- 達成状況の確認: 一日の終わりに、達成したタスクと未達成のタスクを確認します。
- 反省と改善: 未達成のタスクがあれば、その原因を分析し、次の日の計画に反映させます。
- 次の日の計画: 今日の結果を基に、次の日のタスクと優先順位を計画します。
業務効率の向上のためのタイムマネジメントの具体的な手法
業務効率を向上させるためには、以下の方法が有効です。
デリゲーション: タスクの効果的な割り当て
- タスクの選定: 自分だけでなく、他のメンバーにも適切なタスクを割り当てます。
- 責任の明確化: タスクを割り当てる際に、責任と期限を明確にします。
- 進捗のフォロー: タスクの進捗を定期的に確認し、必要に応じてサポートします。
テクノロジーの活用: 効率的な計画と追跡
- タスク管理ツール: タスクのリスト化、優先順位付け、進捗管理などが一元化されたツールを活用します。
- カレンダーアプリ: スケジュール管理をデジタル化し、リマインダーや共有機能を活用します。
集中力の向上: 効率的な作業の進行
- 集中作業の設定: 一度に一つのタスクに集中する時間帯を設定します。
- 邪魔の排除: 集中作業中は通知をオフにするなど、邪魔を排除します。
- 適切な休憩: 集中力を維持するために、適切なタイミングで休憩を取り入れます。
タイムマネジメントの成功事例
世界中の成功した企業や個人が、タイムマネジメントをどのように活用しているのか、具体的な事例を紹介します。
企業の事例
- Google: 20%ルールにより、従業員に自由な時間を提供し、創造性を促進。
- Toyota: カンバンシステムにより、生産効率の向上。
個人の事例
- ティム・フェリス: 4時間労働週による効率的な働き方。
- イーロン・マスク: 時間を5分単位で管理し、高い生産性を実現。
業務の効率が必要な理由とは
業務の効率化にも長所と短所があります。問題点を把握せずに効率化を実施しても、かえって時間やコストの無駄になるなど、思わぬ弊害を招くかもしれません。本記事ではメリットとデメリットの視点から、利益増を視点にした仕事の効率化を検討する際に考えたい要素を説明します。
業務の効率化の目標は、利益を増やすこと
業務の効率化への流れ
効率化をする際は、まず現状把握を行い、業務を妨げる原因を明確にしなければなりません。問題点を把握したら、何をどれだけ削減できるかを分析し、解決策を講じます。業務改善を実施する際に重要なのは、全ての社員に情報共有がなされること。効率化の効果を発揮するには、経営層から現場の最前線まで、組織に属する全員の努力が不可欠なのです。
業務の効率化の方法
業務の効率化の方法で最もポピュラーなのが、業務のマニュアル化（標準化）でしょう。全社員がノウハウを共有すれば、業務の質を一定に保てるほか、担当者が不在で業務が回らないというアクシデントも避けられます。
昨今の効率化にはITも活用されています。クラウドでの進行管理、資料共有などはもはや珍しくないでしょう。タスクやスケジュールを共有すれば、チームでの作業も円滑に行えます。
さらに、アウトソーシングの導入も拡大しています。アウトソーシングとは外部委託のこと。経理や法務、人事などの管理業務から、営業や販促を担う代行業者が増えています。
同じく需要の高まりを見せているのがクラウドソーシングです。クラウドソーシングサイトの登録者に対して、簡単な調査やデータ入力はもちろん、デザインやライティング、コーディングなど、専門的なスキルを要する作業の依頼も可能です。
業務を効率化するメリット
1. コストを削減できる
コスト面には、効率化の効果が顕著に現れます。例えば、資料のペーパーレス化によって、紙やインクにかかる費用の削減が可能です。また、業務量に伴って残業時間も少なくなれば、社員に支払う残業代も減らすこともできます。
2. 重要な業務に時間をかけられる
雑務に費やす時間がなくなれば、重要な業務に充てられる時間が増えるでしょう。さらに、社員教育や職場環境の整備など、重要性は高いものの後回しになりがちな業務を進めることもできます。
3. 社員の働きやすい環境が実現する
効率化によって業務量が減ると、ワークライフバランスの改善につながります。社員の幸福度や働きがいが向上すれば、各社員が高いパフォーマンスを発揮しやすくなるほか、企業側も長期的な雇用を維持しやすくなります。企業と社員、双方にとってプラスになります。
業務の効率化のデメリット＋対策
1. 時間に気を取られる
効率化といえば、作業時間の短縮を浮かべる人は少なくないでしょう。しかし、各業務の時間を減らせば減らすだけ、効率化が捗るというわけではありません。
そもそも、どうして作業時間の短縮が効率化になると言われるのでしょうか。それは、余分な時間を省くことが、重要な業務に集中する時間や、長時間労働の是正をもたらし、結果的に利益の創出につながるからです。
無駄な時間の削減や、作業スピードの向上などの、身近な目標にとらわれず、効率化の最終目的は「利益創出」であることを常に意識しましょう。
2. 業務の柔軟性が損なわれる
新型コロナウイルスの影響もあり、業務の進め方にも変革の波が訪れています。中でも「3密」のリスクが高い会議は、会議の時間制限や、オンライン会議導入など、急速に効率化が進んでいます。しかし、これらには非効率を招く落とし穴があるのです。
会議に時間制限があると、意見がまとまりそうなときも終了を余儀なくされ、意思決定が先延ばしになってしまいます。細かな招集が増え、話し合いの質が低下してはかえって非効率です。また、ZoomやMeetを用いたオンライン会議は便利ですが、利用者からは接続状態の不安定さや、音声不良を不安視する声も上がっています。
効率的な会議に重要なのは事前準備。会議を行う前に議題や資料の共有を済ませておきましょう。オンライン会議の場合は、接続状態が不安定なときは電話に切り替えるなど、あらかじめ相手と対策を相談しておくとよいでしょう。
3. セキュリティ面の問題が懸念される
ビジネスのみならず、さまざまな場面でITが活用される現代。2020年4月には不特定多数からのアクセス遮断や、パスワードの適正管理が義務化されるほど、セキュリティ問題は深刻になっています。もし社外秘や顧客情報が漏洩してしまうと、信用失墜、損害賠償負担、機会損失など、企業の存続に影響する甚大なリスクを負いかねません。
ITによる効率化は大変有効です。だからこそ、全社員に対してセキュリティ研修を行い、重要事項はIT化を避けるなど、効率化よりも安全性を第一に検討しましょう。
業務の効率化の取組前に必ず考えるべきこと
そもそも、業務の効率化の目標とは利益を増やすこと。全ての業務を効率化しようと血眼にならず、効率化が必要な業務を見極める必要があります。
業務の効率化は、多数の社員に影響することを重点的に
業務の効率化が高い効果を発揮するのは以下の業務です。
・着手から完了までの時間が長い業務（企画書作成・プレゼン準備など）
・毎日行う業務（雑務・メール応対など）
・多人数が携わる業務（会議・チームでの作業など）
これらに共通するのは、社員の労働時間を合算したときに多くの時間を費やすという点です。少しの工夫でも効果が出やすいため、最初はこうした業務に絞って効率化を検討しましょう。
また、ITを導入しても、活用できずに放置している企業も少なくありません。無理にテクノロジーを頼らず、継続できる取り組みを実行するほうが高い効果を得られます。
直感ではなく、論理的に無駄を洗い出す
何事も、明確な目標を定めないと上手くいきません。闇雲な効率化も同様、余計なコストが生じ、非効率を招く可能性さえあります。
現状把握の段階で、各業務の綿密な分析が重要です。「なんとなく無駄が多そう」と直感で判断するのではなく、現場の社員に聞き取り調査を行い、数値やグラフに可視化して、実際にどれほど無駄が生じているのかを確認しましょう。
まとめ
業務の効率化にもメリットとデメリットがあります。効率化が仇にならないよう、会社の設備や体制に合わせて、適切に取り入れる方法を考えましょう。
