業務改善は、社員に歓迎されること
会社をより良くするために業務改善を進めようとしても、現場の反応が薄かったり、反発を受けたりして悩む担当者は少なくありません。効果的な業務改善を進めるには、まず社員の業務実態や本音を正しく把握し、現場に寄り添ったPDCAサイクルを回すことが不可欠です。
企業の社内風土や理念は会社ごとに異なり、そこで働く社員の個性や抱える事情も100社あれば100通り存在します。万人に共通する単一の正解はありません。
現場の実情や社員の考え方を正確に把握し、社員から歓迎される取り組みへとつなげるための「実態把握の3つの手法」と「PDCAの回し方」を具体的に解説します。
モバイル機器などで業務実態を正確に把握
業務改善の第一歩は、客観的な数値データによって社員の労働環境や業務の進捗を正確に可視化することです。
クラウド管理で業務実態を正確かつ簡単に把握
現在は多くのベンダーから、ビジネス支援システムや勤怠管理システムが提供されています。クラウドやオンライン上で一元管理できるツールを活用すれば、時間や場所を選ばず、正確な出退勤時間や稼働状況を把握可能です。
出退勤管理ツールには無料プランを用意しているものもあります。しかし、利用人数・機能・データ容量・保存期間などに制限が設けられているケースが目立ちます。中長期的に働き方改革のPDCAを回すデータ基盤とするなら、機能が充実した有料版の導入が適しています。
SFA（営業支援システム）には、社員の現在地や商談フェーズの進捗をリアルタイムに共有できる機能を持つものもあります。個人の裁量に依存しがちな営業活動を標準化したい場合におすすめの選択肢です。
導入時は社員に目的を説明し、理解を求めよう
クラウドによる管理システムを導入する際、現場の社員から反発が起きることもあります。特に、自己申告制の勤怠管理に慣れていた社員ほど「会社から監視されている」「信頼されていないのではないか」と不信感を抱きやすい傾向があります。
こうした反発を防ぐためには、ツールの目的が社員の行動監視ではなく、過重労働の防止や働きやすい職場環境づくりのためであることを事前に丁寧に説明し、納得感を得ることが大切です。
- クラウド型の勤怠管理システムなら、直行直帰や外回り社員の実態も手軽に把握できる
- PDCAのデータ蓄積を視野に入れると、機能制限のない有料システムの活用が望ましい
- 導入時は「監視目的ではなく働き方改善のため」という趣旨を周知して理解を得る
働き方の実態把握にアンケートやヒアリングを実施する
デジタルデータによる定量的把握に加えて、社員の心情や主観的な意見をすくい上げる定性的な調査を組み合わせることが大切です。
個人的な考えや思いの把握に最適なアンケート
アンケートやヒアリングは、数値化しにくい社員の意識を把握するうえで非常に有効です。労働時間や有休消化日数といった客観的な数字だけでは見えてこない「職場の雰囲気」や「個人の本音」を捉えられます。
「定時で帰りやすい空気があるか」「休暇を気兼ねなく取得できているか」などの設問を設定して調査を行います。定期的な社員意識調査を行っている企業であれば、これらの項目を組み込むのもスムーズです。
社員が希望する働き方も調査してみよう
日頃の働きやすさに加えて、「今後どのような働き方を望んでいるのか」というキャリア志向についても合わせて確認しておきましょう。
昇進やキャリアアップを目指す「ファストトラック」を望むのか、仕事と私生活の調和を重視する「スタンダードトラック」を希望するのかを把握しておくことで、無理のない人員配置や個別フォローが可能になります。
キャリアパスの希望調査は、若手社員の定着にも効果的です。従来の画一的な昇進モデルだけでなく、多様な価値観に合わせた働き方を提示することで、ミスマッチを防ぎやすくなります。
●アンケート等の手法は、数値に表れない社員の意識や本音の把握に適している
●希望するキャリアパスや働き方を事前に把握することで最適な人員配置に役立つ
社内に相談窓口または担当者を設置する
システムログや全体アンケートだけでは浮き彫りになりにくい、個別の悩みや組織の隠れた課題を受け止める仕組みづくりが必要です。
悩みや不安は働き方を改善するための貴重なヒント
業務上の不満や個人的な悩みといったネガティブな情報は、「周囲に知られたくない」「評価に響くかもしれない」という懸念から、記名アンケートなどでは表面化しにくい側面があります。
しかし、社員が抱える悩みや不安を放置すると、モチベーション低下や離職につながりかねません。不満や悩みの中には、職場環境や業務プロセスの不備を改善するための貴重なヒントが多く隠されています。
担当者は産業医や社会保険労務士など専門家がおすすめ
社員が安心して相談できる環境を整えるために、専用の相談窓口や相談担当者を設置しましょう。
窓口には、人事労務部門の担当者だけでなく、社外の専門家を配置することが推奨されます。産業医や社会保険労務士などの専門家であれば、プライバシーを厳守した上で専門的な助言やケアを迅速に行えます。
- ネガティブな不満や悩みは、全体アンケートだけでは拾い上げにくい
- 社員の悩みは職場環境や制度の欠陥を見直すための重要な改善材料となる
- 産業医や社労士などの専門家窓口を設けることで、安心感と実効性のある対応を両立できる
好事例は社内で共有し、課題はPDCAで取り組む
収集したデータや現場の声は、分析して実際の業務改善施策へと反映させていくことで初めて価値を発揮します。
成功要因の分析と横展開を行う
高い業績を維持しながら残業時間の削減や有給休暇の取得が進んでいる部署があれば、その要因を詳細に分析します。業務の進め方やマネジメントの好事例として社内共有し、他部署へ水平展開を促すことが組織全体の生産性向上につながります。
根本原因をツリー状に掘り下げてPDCAを回す
残業が突出している社員や業務が滞っている部署がある場合は、アラートを出して是正を図るとともに、発生原因の深掘りを行います。表面的な対策で終わらせず、根本原因を特定してPDCAサイクルを回し続ける姿勢が重要です。
課題の因果関係をツリー形式で分解していくことで、取り組むべき具体的なアクションが明確になります。
【課題の分解例】売上が上がらない → 社員の意欲低下 → 休暇不足・疲弊 → 人手不足 → 採用難 → 募集要件や手法の見直し
- 把握した労務実態データは速やかに分析し、具体的な改善策へと落とし込む
- 成果を出している部署の好事例を形式知化し、社内全体へ水平展開する
- 表面的な現象にとらわれず、課題の根本原因をロジカルに特定してPDCAを回す
業務改善と実態把握に関するFAQ
おわりに
SFA（営業支援ツール）などのシステムを新たに導入する際、当初は「管理されるようで窮屈だ」と現場から抵抗を受けるケースは珍しくありません。
しかし、ツールの導入によって業務の無駄が省かれ、残業削減や成果向上といった実利を実感できれば、現場の意識は前向きに変わっていきます。社員の実態を正確に把握し、誠実な改善を積み重ねていくことこそが、組織全体の成長を促す鍵となります。
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