新社会人が身につけたい5つの基本スキル

社会人のスキルアップ
新入社員に必要なスキル
社会人としてのスキルがある

はじめに〜社会人として必要最低限のスキルとは〜

この記事では、これから社会人となる、新入社員(新社会人)が身につけておきたい5つの基本スキルを紹介します。

社会人の世界では、身につけておきたいスキルはたくさんあります。語学力や資格、コミュニケーションにロジカルシンキングなど、数えればきりがありません。そんな中、これだけは身につけておくべきというスキルがあります。社会人として必要最低限のスキルですね。今回はそれを5つ紹介します。新入社員の方や新卒者の方はぜひ参考にしてください。

社会人として振る舞いを身につけよう

基本スキルのさらに基本が「社会人としての振る舞い」

社会人としての立ち居振る舞いは、基本スキルの中でもさらに基本です。おそらくほぼすべての企業が、「マナー」や「ビジネスマインド」に関する内容から新入社員研修をスタートしているでしょう。

例えば大手情報通信企業のSoftbank。2020年度は(コロナ禍の影響もあり)、完全リモートによる新入社員研修を実施しました。そして、その最初の研修内容はやはり「マナー・ビジネス文書等」に関するものでした。固定観念にとらわれない自由な社風の企業でも、社員に対して「社会人としての振る舞いができていなければ困る」と考えているわけです。

では、「社会人としての振る舞い」とは何でしょう。それは「ビジネスマナー」「ビジネスマインド」「コンプライアンス」の3つです。

あなたのビジネスマナーが会社の印象を左右する

ビジネスマナーをネットで検索すると、名刺の受け取り方や言葉遣いから、お辞儀の角度、移動中の乗り物での席順までさまざまなルールが出てきます。中には、ご丁寧に判子の押し方まで指南するサイトもあります。

それらのマナーが合理的か否かは個人の判断に委ねましょう。しかし、自分が失礼な態度を取ることで、会社そのものの印象まで損ねてしまうという事実は念頭に置くべきです。

失礼な態度が会社のイメージを損ねるならば、品の良い態度は会社のイメージを向上させるということ。「いい会社だな」と周囲が思える会社で働けるとうれしいですよね? つまり、マナーを守ることは、その会社に所属する誇りを生むことにもつながるのです。

プレッシャーに負けないビジネスマインド

ビジネスマインドを簡単にいうと、「主体的な意識や考え方」です。「経営者感覚」にも近いものがあります。

昨今の大学ではアクティブラーニングや課題解決型学習が進み、主体的な意識を持った学生も増えています。ゼミでグループワークや産学連携プロジェクトに取り組み、主体性に自信を持つ学生も多いのではないでしょうか。

ただ、やはり社会人としての仕事は自分や取引先の死活問題に直結してきます。その責任というプレッシャーに負けない主体性が求められるのです。

スイカに塩をかけると甘みが引き立つように、大きな責任はプレッシャーになる反面、仕事の「やりがい」を感じる要素にもなります。プレッシャーを友とするか敵とするか。プレッシャーとうまく付き合うスキルも、社会人には必須です。

コンプライアンスで信頼される社会人に

社会のデジタル化はビジネスを便利にした反面、情報漏えいという大きなリスクを生みました。重要なデータを保存したデバイスの紛失やウイルスによる漏洩だけでなく、例えば喫茶店で話した内容を隣席の人が聞き、それをSNSで流すという事態も起こりえます。「このぐらいなら大丈夫だろう」という判断が果たして正しいのか、その見極め力も社会人には大切です。

□ 先進的な企業でも、新入社員に最初に教えるのは「ビジネスマナー」
□ 自分の失態が所属する企業や組織のイメージを損なう
□ 社会人には学生時代とは異なる責任が伴う
□ 自分の判断の正否を見極める力が不可欠

ホウレンソウをしっかりしよう

社内コミュニケーションの基礎は「報告」「連絡」「相談」

コミュニケーション能力というと、「誰とでも仲良くなれる能力」と思いがちです。確かに協調性は大事ですが、会社で求められるコミュニケーション能力は少し違います。仲良くなることより、円滑に業務が進むことのほうが大事だからです。

円滑に業務を進めるには、「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」を軸としたコミュニケーションが重要です。というより、これさえしっかりとできていれば問題ありません。

もっとも、簡単に見えるホウレンソウも、最初の頃はなかなかうまくいかないでしょう。「もっとわかりやすく話して」「結局何が言いたいの?」と上司に言われるかもしれません。その場合は、何がいけなかったのかを分析し、次に活かします。

報告や連絡の際は伝えることに一所懸命になりがちですが、相手がどのような反応を見せているのかも観察しましょう。うなずいていたり、眉間にしわが寄っていたり、そのようなレスポンスから自分の伝え方に問題がないかを判断できるからです。報告や連絡は一方通行ではなく、実は双方向のコミュニケーションなのです。

適切な機会に発言する

ホウレンソウのうち相談は、相手に十分な時間を確保してもらうことが前提です。また、報告や連絡であっても、相手が多忙なときは機会を改めるべきです。気もそぞろになっている状況で報告・連絡をしても、あとから再度説明を求められるかもしれません。「伝えたら終わり」ではなく、相手に理解してもらって初めてコミュニケーションと呼べるのです。

□ 社会人のコミュニケーションは仲良くなることより、仕事を円滑に進めることが目的
□ コミュニケーションは相手が理解してくれて、初めて完結する

自分で考えた意見をもとう

職場にはびこる課題は、ベテラン社員よりも新入社員のほうが気づきやすいでしょう。また、自社の魅力や可能性を斬新な切り口から提示しやすいのもベテランより新人です。このように、新人が意見を求められる機会は少なくありません。

意見を求められたとき、内容がふわっとしていたり、単なる一個人の感想レベルのものだったら、期待に応えたとはいえません。論理的な意見を言えるように、ロジカルシンキングのスキルを磨いておきましょう。

□ 新人でも意見を求められるケースは少なくない
□ 意見には、論理的な根拠に基づいた内容が求められる

ビジネス文章が書けるようにしよう

ビジネス文書はわかりやすく、簡潔に

メールや報告書、日報に至るまで、ビジネスで用いる文書は「わかりやすく、簡潔に」が共通ルールです。

「What(内容)」「Why(目的)」「How(方法・手段)」の3つをおさえていれば、ビジネス文書としては最低限のレベルをクリアしています。そこに「When(日時)」「Who(人物)」「Where(場所)」を足して5W1Hを満たせば十分です。

過去の資料から技を学ぶ

ビジネス文書のスキルを高めたいなら、その会社で過去に作成された書類を読むことがおすすめです。というのも、書類の作成は、その企業の文化が反映されているケースがあるからです。

例えばより詳細な資料が好まれる企業もあれば、A4用紙1枚に収めることをルールとする企業もあります。グラフや画像の使用頻度が高い企業があればそうでない企業もあるでしょう。もし機会があれば、報告書や稟議書、議事録など、過去の書類を積極的に読むことをおすすめします。

過去の書類を読むと、その会社の仕組みや仕事の流れを把握できるという副次的なメリットもあります。

□ ビジネス文書は2W1Hをおさえれば良し(5W1Hならなおよし)
□ 過去の資料からは、文書作成のフォーマットがわかる
□ 過去の資料からは会社の文化や仕事の流れを知ることができる

コストを意識した計画作成スキル

社会人には計画性が不可欠

大学でグループワークに取り組んだ際、会議や打ち合わせのためにメンバー全員で集まろうとしても、なかなか日程を調整できなくて苦労した経験があるかと思います。常に複数の仕事を抱えて行動している社会人になると、足並みを揃えるのはさらに難しくなります。物事を計画的に進めるスキルが求められるのもそのためです。

学生と社会人の違いは、コストへの意識の差

自分の行動にコストが発生するのも、学生と社会人の違いです。どんな仕事も時間をかければクオリティが高まります。しかし、生産性という尺度では、それが必ずしも評価につながるとは限りません。

生産性は成果÷コスト(費やした時間やお金)で割り出せます。この数値が高いほど、仕事ができる人というわけです。仕事の品質だけでなく、コストも意識しながら働きましょう。

入念に準備をすると後工程が楽になるように、仕事には時間をたっぷりかけたほうがよいものもあります。全体的な生産性を向上させるにはどこに注力すればよいのか。仕事を俯瞰的に見る目も社会人には必須のスキルでしょう。

□ 社会ではチームの足並みを揃えるため、綿密な計画の作成が不可欠
□ 会社での評価は仕事の質だけでなく生産性でも決まる

本記事のまとめ

マナーやホウレンソウ、計画作成はいわずもがな、自分の考えを持つことやビジネス文書の作成(文書は人に読まれるために作成されます)も、この記事であげた5つはいずれも、誰かと一緒に働くことを想定されたものばかり。仕事は一人ではできないので当然といえば当然でしょう。つまり、新入社員にとって最も必要なのは、対人スキルといえるかもしれません。

社会人としてのマナー(基本スキル)
●ホウレンソウ(コミュニケーションスキル)
●ロジカルに考える(思考スキル)
●ビジネス文章作成(文章作成スキル・PCスキル)
●コストと計画ス(計画作成スキル)

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