会議とメールの改善で生産性の向上〜あなたもデキる社員になろう!〜

仕事のスキルアップ
会議とメールの効率化で働き方改革を進める方法
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はじめに

本記事では、生産性の低い業務の代表である「会議」と「メール」をテーマに、改善策を紹介します。

働き方改革で社員の就労時間が減少しても、会社の利益を減らすわけにはいきません。生産性の低い業務の無駄を省き、重要な業務にコストをかけることが望まれます。つまり、人的なリソースの選択と集中です。

そこで本記事では、生産性の低い業務の代表である「会議」と「メール」をテーマに、改善策を紹介します。会議の効率化は『仕事のムダと重複をなくす方法』でも触れましたが、今回はもう一歩踏み込んで、ITツールも活用した改善策も紹介します。これを実践すればデキる社員として評価されます。

なぜ会議とメールが生産性の低い業務になるのか

不必要が多すぎる「会議」と「メール」

生産性の低い業務の代表格が「会議」と「メール」です。もちろん、重要な価値を持つ会議やメールもありますが、それ以上に必要のないものが多過ぎるのです。「結論の出ない会議」や「1つの用件を伝えるのに、2度3度繰り返されるメール」にイライラした経験のある人は多いでしょう。では、なぜ会議とメールが生産性の低い業務になるのでしょうか?

会議とメールの効率化のポイントは「属人化の解消」

会議とメールが生産性の低い業務になってしまう理由に、ルールがないことが挙げられます。どんな人でも参加または使用できてしまうため、その中身の質が個々の能力によって左右されてしまいます。つまり、属人的であるがゆえに、無駄が多く発生してしまうのです。

では、会議とメールそれぞれで、具体的に見ていきましょう。

会議に時間をかけない方法

社内で共有しておきたい会議のルール

属人化の解消は共通ルールを設定することが有効です。会議に関してのルールには、以下のようなものが考えられます。

会議のルール例
□出席している会議に完全に集中(メールや電話は禁止等)
□貴重な時間を最大限有効に活用するように会議を実施
(明確な意思決定を行う、会議に必要な人のみが出席等)
□会議時間を設定、厳守する
□会議毎に提出する資料枚数の上限を定める

この中で特に意識したいのが、時間の厳守です。議論が白熱したとしても、あらかじめ決めた時間内に終えるようにしましょう。これらのルールが形骸化しないようにするためです。

参加者一人ひとりに発言の持ち時間を設定したり、午前中に終了させることを意識すれば、時間オーバーを防ぎやすくなります。

会議の「自由」を奪っても大丈夫?

会議中、ざっくばらんに会話を交わしながら方針やアイデアを固めていくという会社もあると思います。会議・ミーティングの本質的な意義は、意思決定を行うだけでなく、人が集まって議論することによって、新たな発想を生み出すところにもあります。現状のままで会議が上手くいっていると感じているならば、無理に効率化を図る必要はないでしょう。

ただ、「結論やアイデアが出ないときも多い」「議論が盛り上がるまで時間がかかる」などの課題を感じていれば、改革に着手すべきです。会議の前に、その会議の目的や議題、決めるべきことなどを明確にし、参加者一人ひとりに問題意識を持って会議に臨んでもらうようにしましょう。

会議のタイプを決めるというのも方法です。意思決定なのか、ブラッシュアップなのか、それもフリーアイデアなのか。会議のタイプにより時間のかけ方を決めてもいいですし、場合によっては研修や泊まり込みなども考慮します。毎回そのようにする必要はありませんが、新製品や新規事業など節目となる部分ではスタッフの意思統一をはかりモチベーションをアップする必要があるからです。

イノベーションのお手本と言われるホンダでは、ワイガヤと言われる会議(?)の機会を持っています。上司部下、ときには部署を超えて意見を戦わせる場です。ワイガヤがどの企業にも必要だとは言いませんが、新入社員から役員までが共通のテーマで激論するからこそヒット商品が生まれ、人も育つのではないでしょうか。

メールに時間をかけない方法

用件は文章よりも箇条書きで

メールの効率化を図るには、まず意識から変えましょう。メールはコミュニケーションではなく、情報を伝達するためのツールと割り切って考えるのです。過剰な挨拶や丁寧過ぎる言い回し、表現などは本来必要ありません。用件は簡潔に、箇条書きで羅列しても構いません。
用件を箇条書きにするメリットは、以下のようなものがあります。

メールを箇条書きにするメリット
□言い回しを考えなくて済む(メール作成の時間が短縮)
□用件をポイントごとにまとめやすい(受信者側も理解するまでの時間が短縮)
□重要なポイントを目立たせやすい

TOとCCの使い分けをルール化する

メールの送受信回数を減らすには、TOとCCの使い分けを明確にルール化することが効果的です。例えば、「メールの返信を求める相手」にはTOを、「やりとりのあったことを知っておくべき相手(情報を共有しておきたい相手)」にはCCをつけるなどのルールを、社内に徹底させます。

メールはあらゆる部署で最も頻繁に使用されるツールです。メールの作業を効率化することは、全社的な作業効率の向上に大きく貢献します。メール業務に関するハウツー本も多く出版されているので、社内ルールの策定時に参考にしてみるのはいかがでしょうか。

会議とメールの数を減らすITツール

目指すのは、「意思伝達のスピード化」

会議は意見を発表し、考えをまとめる機会。メールは用件を伝える機会。そう考えると、両者は意思を伝達したり、共有する機会であるといえます。つまり、意思伝達のスピード化を行えば、会議とメールの効率化も実現できるというわけです。

営業・顧客管理の支援システムで情報共有をスピード化

導入が簡単なクラウドだがデメリットもあり

意思伝達のスピード化を簡単に言うと、「報告回数を減らす」ということです。報告を通さず情報共有できるシステムを構築しましょう。

その方法として、資料などの情報をクラウドで管理することが考えられます。情報に時間や場所を問わずアクセスできるので、「あの資料の進捗はどうなっている?」「例の見積もり書のコピーはまだか?」といったやりとりがなくなります。

クラウドは既に多くの人が利用しているため、導入のハードルが低いことがメリットです。しかし、デメリットもあります。保管する情報量ならびにアクセスする人数に比例して、管理がしにくくなる点です。ファイルやフォルダの名称の付け方やファイル更新後のナンバリングなど、ルールを制定する必要があります。

クラウド請求書・見積書・納品書管理サービス Misoca(みそか)

業績向上を目指したいならSFAやCRMの活用も

さまざまなデータをクラウド上に保管しつつ、必要なときに必要な情報を取り出せるようにしたいという場合は、営業支援システム(SFA)や顧客管理支援システム(CRM)というITツールの導入を検討しましょう。

営業や顧客管理という大量の情報を扱う部署に特化したツールのため、情報の共有および管理に大きな力を発揮してくれます。また、情報のリアルタイム更新やデータのグラフ化・スコア化が自動で行えるなど、マーケティングにも大きな効果を期待できます。

メールの有力な代替ツール「ビジネス系チャット」

営業や顧客管理以外の部署でもITツールによる意思伝達のスピード化を目指すなら、ビジネス系チャットツールの導入を検討してみましょう。その名前から連想できる通り、チャット形式で社内の情報をやりとりするツールです。

たとえば会議の開催日時を調整する際も、チャットなら個別にメールを送る必要がありません。また、ログをさかのぼれば過去のやりとりもすぐに確認できるため、プロジェクトに途中から参加するスタッフに、一から十まで流れを説明するという手間も省けます。

終わりに

従来の人手不足にコロナ禍が加わった今、企業の生き残り戦略として「選択と集中」は大きなポイントになると考えられます。また、ITやAI、BI(ビジネスインテリジェンス;膨大なデータを、収集・蓄積・分析・加工し、経営戦略のための意志決定を支援するツール)の活用も重要です。働き方改革を自社ビジネスの仕組みそのものを変えるきっかけにしたい場合は、IT、AI、BIの活用も検討してみましょう。

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