業務改善を進めるアイデア一覧

業務改善を進めるアイデア一覧業務改善の方法

はじめに〜業務改善とは〜

業務改善とは、業務における資源配分の適正化と仕組み化です。よく知られている「ムリ、ムダ、ムラ」をなくすという言葉にも置き換えられます。

しかし、ムリ、ムダ、ムラという言葉にフォーカスし過ぎると属人的な部分に目が行きがちになり、問題の本質が見えなくなります。それを回避する意味で全体的な視点は欠かせません

資源配分とは予算と人であり、仕組み化とは手順と方法です。これらを明確にすると業務上で問題が起きた時や、目標通りに業務が進まない時などに対処することが可能になります。

また、属人的な部分と組織的な動きの部分を明確にすることにもなり、必要な人材教育・採用や各セクションの役割や関係性を見える化することもできます。

業務における予算配分とは

業務における予算配分とは次の4つに分けることができます。

  1. 売上予算
  2. 原価予算
  3. 経費予算
  4. 利益予算

予算管理を行うには、種類・内容、そして業務の流れを検討する必要があります。それらを行なった上で次の手順で予算管理を行います。

  1. 予算編成
  2. 予算実行
  3. 予算分析
  4. 予算管理の改善

業務における人材の配分(配置)

人材配分とは一般的には人材配置という言葉に置き換えられます。人材配置の大きな方法は次の5つの項目に分けられます。

  1. 人材採用による人材の配置
  2. 人事異動による人材の配置
  3. 昇進による人材の配置
  4. 雇用形態による人材の配置

また、組織としての構成も検討する必要があります。代表的な組織構成は以下の4つです。

  1. 機能型組織
  2. 事業部型組織
  3. チーム型組織
  4. カンパニー型組織

組織と同様に重要なのが組織の構造です。管理階層という考え方によるもので次の三つが代表的な組織の構造です。

  1. ピラミッド型構造
  2. フラット型構造
  3. 複合型構造(ピラミッドとフラット)

この記事では人材の配分に組織の考えを組み込んでいますが、組織に人材を当てはめるという方法が一般的です。

業務の仕組み化とは

業務の仕組み化とは目的によってことなるためにここでは基本的なフレームのみを説明します。また仕組み化によるメリットとしては、1. 属人的な能力の影響を最小限に抑えることができる。2. 課題を見つけやすい。3. 企業や個人の成長がしやすい。などのメリットがあります。業務の仕組み化を進めるステップは次の通りです。

  1. 業務の見える化(業務の棚卸し)
  2. 現状の課題の把握
  3. 課題の改善と仕組み化

業務には感覚的行うものもあれば、一定のパターンから選んでできるもの、さらには単純にできるものがあります。業務のうち80%以上は仕組み化できるともいわれおり、特にパターンからの選択や単純なものは仕組み化を進めるべきといえます。

業務改善のアイデア

ここであげる業務改善のアイデアは主に仕組み化に関するものです。基本的な方法論と具体的な手法を織り交ぜて紹介しています。

  1. 業務のふるい分け・・・不要な会議資料の削減といった小さなことから外部に業務をふるい分けるアウトソーシングまで、社内での業務をなくすという業務のふるい分けを行います。
  2. 業務の目的化と優先順位・・・日常的な業務からプロジェクトベースの業務にいたるまで、個々の目的と優先順位を明確にします。
  3. 自動化の推進・・・単純作業、繰り返し作業などを自動化します。
  4. 省力化の推進・・・ペーパーベースの記入・入力作業など。経費の申請など同じ数字を何人も繰り返して記述や入力する作業などを省きます。
  5. 業務マニュアルの整備・・・業務の進行で基本的なことをマニュアル化します。業務フローなども取り決めておくと人によって手順省略されるなどのコミュニケーションレスを防ぐことができます。
  6. IT活用・・・マニュアルやフローなどは活用しやすいようにクラウド化する、データベース化するなど、セキュリティに配慮した上で関係スタッフが使用しやすいようにITを活用します。
  7. タイムマネジメント可視化・・・属人的な管理になりがちな部門でもタイムマネジメントを明確にします。これはスタッフの行動時間を把握するのではなく、進捗の見える化のことです。業務内容と適正な時間配分をマネジメントすることです。

まとめ〜記事の活用について〜

上記で述べたことをより具体的な内容で記しているのが本カテゴリー(業務改善を進めるアイデア一覧)の目的です。皆様の業務改善に役立ててください。

■本カテゴリーの人気記事5選
縦割りの業務や組織を変えることで得られる5つのメリット
企業の魅力を高める業務改善のアイデア12選
仕事のムダと重複をなくして業務改善を進める
戦国武将の経営術とは?働き方にみる信長、秀吉、家康の時代
業務改善で見直すポイントとは?非効率な習慣を洗い出せ!

 

ビジネス スキル

会議やメールのムダをなくし業務を効率化する方法

本記事では、仕事の中でも生産性の低い業務の代表である「会議」と「メール」をテーマに業務を効率化する改善策を紹介。人的なリソースの選択と集中の実現を目指して、ITツールも活用した改善策も紹介します。
業務改善の方法

業務改善で見直すポイントとは?非効率な習慣を洗い出せ!

店舗運営や支店運営における7つの業務改善を説明しています。それは従来の習慣の見直しであり、多店舗、支店運営の効率化にもつながります。マネジメントの視点から平準化や多能工化、再分担化を進める方法です。
業務改善の方法

企業の魅力を高める業務改善のアイデア12選

本記事では働き方と休み方から業務改善を進めて、従業員のモチベーションアップを図る方法を記しています。特に業務改善には休み方は社員の待遇改善だけではなく、モチベーションアップや会社へのロイヤリティを高める重要な経営戦略です。
業務改善の方法

勤務間インターバル制度とは【メリットや導入について】

本原稿は、勤務間インターバル制度のメリットなどについて説明しています。勤務間インターバル制度は、退勤時から出勤時までに一定の休息を確保することで、労働者の生活時間や睡眠時間を確保する制度です。勤務間インターバル制度を導入することで従業員の労働意欲や業務におけるミス、効率的な人材活用なども期待されます。
ビジネス スキル

仕事のムダと重複をなくして業務改善を進める

仕事のムダと重複をなくし、業務改善を進める方法をご紹介します。その要となるのはスピードアップ化です。スピードアップできること、まとめられることは単純化することが要です。無駄や無理がなくなると社内での評価もあがるはずです。
業務改善の方法

業務改善の方法のまとめ記事

本原稿は、サイト内にある業務改善のアイデアの記事を集めています。これを実践するとあなたの社内での評価も上がるはず。全社的な業務改善では、トップから社員まで意識をひとつにして、それを動かす仕組みが必要になります。それが業務改善です。
業務改善の方法

業務改善のPDCAを高速にする具体的方法

本記事では社員の労働実態や意識などから働き方を把握して業務改善につなげる方法を紹介しています。「業務を進めているが、社内からの反応が薄い」と感じている企業関係者の方は、ぜひ参考にしてください。
ビジネス スキル

縦割りの業務や組織を変えることで得られる5つのメリット

師弟制度に代表されるように、日本の働き方は「縦割り」が主流でした。同じ営業部署でも1課と2課で争ったり、あるいは派閥を形成したり……。本記事では柔軟な制度や働き方の仕組みづくりを導入することにより、企業にどんなメリットがもたらされるのかを紹介します。
業務改善の方法

顧客を選ぶ選別受注で利益を増やす方法とは

本記事では「選別受注」に焦点に当てて、優先すべき業務を選択する方法について説明します。主利益や生産性の向上を劇的に高めたいと考えている経営者や部長職、課長職などマネジメントに携わる方はぜひ参考にしてください。
業務改善の方法

アルバイトやパートのスキルアップ方法とは:マニュアルとメンター制

本記事は、アルバイト、パート社員を短期間でスキルアップする方法について説明しています。マニュアル化のメリットとメンター制度が主な内容です。業務改革、働き方改革の視点から社員以外の人材を思うように活用できていない、と考えの方に読んでいただきたい内容としてまとめています。
ビジネス スキル

有給休暇の取得率を上げる具体的方法

本記事では年次有給休暇の取得率を向上させる方法を紹介しています。働き方改革の施策で一過性の結果しか得られない、働き方や休み方に対する社員の意識が変化しない、という課題に、「休み方」の意識の改善からアプローチします。
業務改善の方法

長時間労働をなくして生産性を向上させる方法

本記事は、長時間労働の組織風土を改めて生産性を向上させる評価制度について解説しています。残業や休日出勤がなかなか減らない原因は、長時間労働が評価される組織風土と考えられます。そうした風土改善にもなり、生産性の向上が進みます。
タイトルとURLをコピーしました