つきあい残業をなくし職場改善!!【部下に慕われる上司になれる!!】

仕事のスキルアップ
働き方改革で「つきあい残業」をゼロにする

はじめに

本記事では、不要な残業を蔓延させる「つきあい残業」をなくすための対策をご紹介します。

残業が当たり前のような光景になっていませんか。なんとなくしてしまう時間外労働は、業務の効率化を妨げ、労働力の生産性を低下させるといわれています。新しい働き方が広がる中、なれあい残業、つきあい残業からぬけだせない企業が、この先発展すると思えるでしょうか。

時間外労働に追われる社員の多くは、顧客・先輩と一緒に仕事をしているため、先に帰りにくい、休みを取りにくいという悩みを抱えています。いわゆる「つきあい仕事」をなくし、本当にすべき仕事に集中することが、これからの働き方です。

管理職が定時退社できる仕組みをつくる

問題は上司より先に退社しづらい空気

つきあい残業をなくすためには、まず、管理職が定時退社できる仕組みをつくることから始めます。管理職が長時間労働だと、部下も同じように長時間労働になりがちです。いくら社内で残業削減などを呼びかけても、管理職が残業を続ける状況が変わらなければ、定時退社を行き渡らせることは困難だと思われます。上司より先に退社しづらい空気が、社員一人ひとりを縛るからです。

定時退社、月間など決まりをつくる

社内全体の業務改善を目指すには、働く仕組み自体から変えていくことが必要です。組織の中で各自の意識や主体性に訴えることには限界があり、それは管理職でも同じです。率先して定時退社するようにトップから指導を受けたとしても、いざ実践するとなると心理的に難しいかもしれません。

そこで、管理職を強制的に退社させることができる決まりをつくります。管理職を対象に定時退社日や退社月間などを設けることで、残業時間の削減をトップダウンで浸透させていきます。

若手にやらせる社風を目指す

仕事量の多さから、残業せざるを得ない管理職の現状もあるでしょう。1人で抱え込まず、本人にしかできない仕事以外は同僚や部下に振っていく体制を共有させれば、若手の育成にもつながります。また、他の社員やパートによるシフト制での対応も検討します。管理職の業務を交代制にし、出勤時間を遅らせて出社する遅番担当を設けて運用することも有効ではないでしょうか。

いきなり社員の残業を100%なくすことは難しいかもしれません。しかし、管理職も含めて、それぞれの長時間労働をバランスよく改善していくことが、漸進的でもワーク・ライフ・バランスの実現につながります。

残業管理で業務効率を高くする

残業ルールを申請制にして明確にする

残業を行う際は管理職へ事前に申請し、承認を得なければならないというルールを設けることで、社員の長時間労働の削減につなげます。時間外労働(残業)の実施が社員各自の判断に任されている場合、つきあい仕事が常態化する傾向があるからです。残業が続くと社員の心身への負担が増え、結果的に労働生産力の低下を招きます。業務の効率化のためにも、適正な残業管理が必要です。

残業申請内容のポイント

申請内容のポイントは2つ。①業務内容と残業の理由、②残業予定時間です。管理職は、これらの申請内容を確認し、部下の業務が当日に実施されなければならないかどうかを判断します。そして、どうしても必要であると判断した時間に限り、承認します。

フレックスタイムも可視化

フレックスタイム制を導入している場合は、時間外労働が可視化されにくいため、タイムカードやIDカード等によって社員の出退勤時刻を客観的に把握できるようにする仕組みもつくることが望ましいでしょう。勤務時間の申請内容と、実際の出退勤記録を照らし合わせ、不一致があれば、社員本人や上司に理由を確認するようにします。

また、時間外労働を前提にした業務とならないように、立案や進捗管理でのチェックを義務付けることも大切です。

残業申請のルールを適用する際は、この規則の目的が人件費の削減ではなく不必要な時間労働をなくすための手続きであるという本旨を社内に周知させましょう。

年次有給休暇を見える化する

年次有給休暇の取得促進を社外にも伝える

年次有給休暇の取得を促進することは、自社内のみならず、取引先との間でも重要です。年次有給休暇について、暇取引先に派遣されている社員は取得しづらい傾向にあります。取引先の社員が休みをあまり取得していない場合、休みを取りたいと言いにくいからです。

この課題を改善するには、年次有給休暇の取得を促進するように、取引先(派遣先)に働きかける必要があります。

取引先との関係見直しも手

年次有給休暇取得の促進を目的に、取引先との関係性を見直すということです。一定期間ごとに年次有給休暇の取得計画を作成し、その計画を基に、取引先に対して自社の年次有給休暇取得促進に向けた取り組みを説明し、配慮と理解を求めましょう。

ある情報通信業者は、顧客に原因があって社員が年次有給休暇を取得できていない場合、部長クラスから顧客に協力を依頼するという手段を取っています。また、受託費用の精算では、年次有給休暇取得の目標値に応じた時間数から人件費単価を計算し、価格交渉時に顧客の理解を得る努力をしています。

自社で年次有給休暇取得を推進する重要性はいうまでもありません。基本的な取り組みは以下のとおりです。
・年次有給休暇取得促進のための情報を社員に提供する。
・各自の年次有給休暇の残日数について、定期的に社員に通知する。給与明細への記載や、メールによる個別配信の実施など。特に、年次有給休暇が期限により失効する一定期間前には必ず通知する。
・年次有給休暇の取得と個人の評価は関係がないことを社員に説明し、人事評価マニュアル等の規定にも明記しておく。

はがきサイズの「休暇取得管理表」カードを全社員に配布している企業もあります。カードには、年次有給休暇をはじめ各種休暇を自己管理する表が記載されていて、社員自身が休暇の取得予定日を書き込める形になっています。そのように「見える化」することで、社員各自が休暇を取得しやすい状況をつくっているのです。

ポスターにサインをして掲示する

社内での啓蒙・啓発活動を実践

年次有給休暇の取得を促進するための取り組みには、セミナーや研修会、メール通知などさまざまな方法がありますが、啓発ポスターも工夫次第では有効です。単に休暇取得を呼びかける内容だけでは、実効性は望めません。半期に一回、年次有給休暇の取得促進をポスター掲示により周知しているものの、実際の効果は疑わしいという結果報告もあります。

休暇が効率化につながることをPR

ポスターには、会社のトップや各部署、事業所で定めた年次有給休暇取得率の目標値など、具体的な目標を記載してみてください。休暇取得に対する社員の意識も高まります。

残業をしない=仕事をしないではありません。仕事のムダ、付き合い残業を見直すことは、結果として業務改善につながり、生産性の向上を促すからです。

また、トップの署名を入れることも一案です。自筆あるいは捺印であれば、より説得力のあるポスターとなり、休暇取得推進のメッセージが建前ではないことも伝わります。

厚生労働省の特設サイトでは、「仕事休もっ化計画」ロゴマークをダウンロードできます。全6色で、親しみやすいポップなデザインです。こういった公共性のある画像を活用することも、啓発効果を高めるための一法です。

「仕事休もっ化計画」ロゴマークのダウンロードはこちらから

年次有給休暇取得促進特設サイト[資料請求ページ]10月は「年次有給休暇取得促進期間」です。
厚生労働省の取り組んでいる年次有給休暇取得について紹介しています。

(厚生労働省 年次有給休暇取得促進特設サイト)

おわりに

エンターテインメントでも、定時で退社する主人公を描いたマンガやドラマが話題となりました。「つきあい仕事」をなくすことは、社員のワーク・ライフ・バランスを改善するだけではなく、会社自体の生産性アップにもつながるグローバルスタンダードといえます。

それでも「つきあい残業」が問題となっているのは、上の人を気にしてしまう「縦型社会」と、周りに合わせてしまう「同調圧力」が日本企業の風土に根深いからでしょう。この病巣を払拭するには、個人の意識改善を促す以上に、働き方の仕組みそのものから変えていく必要があるのです。

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