本原稿ではビジネスや毎日目にするファイルの拡張子について説明しています。ファイルを開けようとしてクリックしてもうまく開かない、ファイルを開けることができても中の文字が崩れているなど、思うようにドキュメントを操作できないことはありませんか。拡張子について知っていれば、そうした悩みを回避することができるケースがあります。
拡張子とは
拡張子とはパソコンやスマホなどで使用するファイルの種類を識別するために使われる文字列のことです。通常はファイルの末尾にピリオドで区切られています。
たとえばオフィスのワードファイルではファイル名.docxの「.docx」にあたります。拡張子はファイルの形式を表しているため対応するアプリケーションを認識する重要な要素になっています。拡張子の文字数は2文字から4文字が一般的で、3文字が多く見られます
ファイル名を変更する際に誤って拡張子を変更してしまうとファイルが使えなくなることがあります。拡張子を変更しようとすると通常はメッセージが表示されるので注意する必要があります。
拡張子がないとOSによってはファイルを識別できないことがあります。例えばwindowsは拡張子がないとファイルを識別できません。windowsは拡張子によって稼働するアプリケーションを判断するのです。windowsの場合、設定によっては拡張子が見えてない場合があります。
ビジネスマンが覚えておきたい拡張子
ビジネスで使用するファイルの拡張子は大きく分けて5つあります。
ビジネスでよく使用するファイルの拡張子
| ファイルのタイプ | 主な拡張子 |
| 文書ファイル | .txt .doc .docx .xlsx .pdf .csv .xml .pdf |
| 音声ファイル | .wav .wma .mp3 .ogg .m4a |
| 画像ファイル | .jpeg／.jpg .tiff／.tif .bmp .gif .png |
| 動画ファイル | .wmv .avi .mpeg／.mpg .vob .ogm .mov |
| 圧縮ファイル | .lzh .zip .lha、.gz |
| ソースファイル | html、.css、.php、.jsp、.cgi |
ビジネスでこのうちよく使うのは文章ファイル、音声ファイル、画像ファイル、動画ファイル、圧縮ファイルです。ソースファイルも最近で、ビジネスの用語の中ではよく登場してきます。
拡張子は見えない見える？
パソコンの設定によっては拡張子が見えない場合があります。拡張子が見えないと何のファイルかわからないことがあります。
拡張子が表示されていないことでコンピューターウイルスが悪用する場合があります。拡張子が見えないとファイル名が短くなるので管理しやすいかもしれません。
しかしセキュリティー上で問題が発生する場合もあります。その点はくれぐれも注意しましょう
新入社員が覚えておきたい拡張子とは
最近はスマホを使うことが多く拡張子まで目の行く人が少ないかもしれません。ビジネスでスマホも使いますが、やはりパソコンでファイルのやり取りをすることがかなりあります。ビジネスで覚えておきたい拡張子すなわちファイルはofficeに関するものです。
オフィスとはマイクロソフトのアプリケーションです。wordやexcel powerpointですね。それぞれ、docx、 xlsx、pptxでで表現されます。
マイクロソフトに限りませんが、他にはpdfや圧縮のzipなどが頻繁に使われます。オフィスではWordやExcel PowerPoint、それぞれでサポートされているファイル形式があります。
サポートされるファイル形式は、そのドキュメントを開けることが可能です。ただし文字が崩れていたり表が崩れていたり必ずしも適切な状態で表示されるとは限りません。
プレビュー機能でファイルの中身を見ることができる
パソコンのプレビュー機能を使えばファイルの拡張子に関係なく中身を見ることができます。パソコンのOSや機種によって、またプレビューのアプリケーションの種類によって見ることができないものもあります。
しかしプレビューで見ることができても、文字を追加したり消したり編集するには、その拡張子にあったアプリケーションが必要になります。
例えばビジネスよく見るPDFのファイルはもともとアメリカのアドビシステム社が開発した文書ファイルです。このファイルはアドビアクロバットリーダーというアプリケーションで見ることができます。しかし編集するには別のアプリケーションが必要になります。
アプリケーションを開発する会社は独自に識別するための拡張子をつけています。同じアドビ社のデザイン編集ソフトではイラストレーターが有名です。こちらの拡張子は.「ai」となっています。
同じアプリケーションを使っていればwindowsでもmacでも見られる？
Windowsのオフィスで使ったワードファイルをmacで見ることができます。パワーポイントエクセルも同様です。しかしフォント（書体）や行間やポイント数がOSによってまたはそのバージョンによって異なるため必ずしも正確に表示されるとは限りません。
同じ拡張子であってもファイルを開けることはできてもずれていたり表示されないことがあります。ビジネスにおいてはwindowsやmacといったOSの違いも重要になることを覚えておきましょう。
使われる拡張子と使われない拡張子
スマホではアプリケーションの違うことからiphoneで使える拡張子（アプリケーション）とアンドロイドで使える拡張子（アプリケーション）が異なる場合があります。
例えばiphoneではmovという拡張子の動画を見ることはできますがアンドロイドでは見ることができません。逆にaviはアンドロイドでは見られますがiphoneでは見られません。
業務で見られないファイルを受け取った場合は見られる形式に変換する必要があります。もしくわ自分が使用しているスマホやパソコンで見られる形式を事前に伝えておく必要があります。