時間に追われないために、タイムマネジメントを意識しよう
はじめに
気がつけば、時間に余裕がなくなっていた……。誰もが、そんな場面を経験したことがあるでしょう。時間に追われる原因には大きく３点が挙げられます。
第１に、作業効率が良くないからです。真面目に仕事をしていても時間に追われてしまいます。第２に、時間管理が苦手だからです。遅刻ギリギリに到着し、面倒な作業を先延ばしにする癖はありませんか。第３に、そもそもの仕事量が多すぎるのも理由になります。
この記事では、時間に追われないためにすぐに実践できる10通りのタイムマネジメント方法を紹介します。
時間を増やす3つの方法
仕事の大敵、睡眠不足を解消する
過度のストレスや疲労感は、仕事の大敵です。中でも、慢性的な睡眠不足は集中力や作業効率を著しく低下させる原因になります。睡眠不足を解消するには以下の２点を心がけます。
1. 睡眠時間を確保する
2. 睡眠の質を高める
1が難しくても2は簡単に実践できます。上質な睡眠のために、寝る前にパソコンやスマートフォンの画面を見るのは控えましょう。早起きして朝日を浴びるのも有効です。自律神経のリズムを整え、スムーズに入眠できます。
時間をお金で買う方法とは
労働時間が長い人におすすめなのは、家事の負担を減らすこと。便利な家電やサービスを導入すると、家事に費やす時間を大幅に削減できます。
・食器洗い→食器洗浄機
・掃除→ロボット掃除機
・買い物→ECサイトの定期便
気づかないうちに失っている時間がないか、振り返ってみましょう。時間を購入しているという意識が芽生えると、自ずと時間を有効に使えます。
「丁寧な暮らし」で心に余裕を持つ
昨今、精神的な豊かさを重視する「丁寧な暮らし」がSNSを中心に話題になっています。時間に余裕がないときは、つい何事にも手を抜いてしまいます。そこで一日に一つだけでも、物事を丁寧にこなす習慣をつけてみましょう。仕事道具を掃除する。正しい姿勢で歩く。どんなささいなことでも構いません。心のゆとりの欠如は焦燥感につながり、作業効率の低下を招きます。忙しい日々の合間にあえてゆったりとした時間を設けて、精神的な余裕を持つよう心がけてはいかがでしょうか。
時間を使いこなす5つの方法
タスクやスケジュールは目に入る位置に
今後の予定を把握するのは時間管理の基本です。手帳でもスマートフォンでも、タスクやスケジュールは一目でわかる状態にします。文字通り、やるべきことがすぐ目に入る状況にするのも一つの手です。スマートフォンのロック画面をタスク一覧にしたり、デスクの周辺に重要な付箋を貼るなど工夫してみましょう。
目的を理解するだけで成果が上がる
仕事を円滑に進めるには、ゴールを知っておかなければなりません。自分の取り組む仕事がどのような成果を生み出すのか意識するだけで、効率はもちろんモチベーションも著しく向上します。
積み上げ思考を実践する
目標を設定し、達成に向けて計画を練り、実行していく。このような考え方を逆算思考といい、もはや社会人の必須スキルです。しかし、逆算思考が苦手な人は少なくありません。自分に合わない方法だと、いくら努力しても目標到達に必要以上の時間と労力がかかります。そんな方がプランを立てるのにおすすめなのが積み上げ思考です。
やるべきことよりもできることを重視し、一つひとつ片付けていく。私たちが無意識に取る行動パターンであり、逆算思考よりも現在にフォーカスしています。予想外の状況に直面したとき、臨機応変に対応しやすいのも利点です。逆算思考と積み上げ思考を上手く使い分けることで、作業効率が大幅に向上します。
仕事の優先順位を決めて効率アップ
やらなければならないことはたくさんあるのに、何から手をつけるべきなのかわからないという経験はありませんか。そんな場合には「緊急度」と「重要度」を考えて、作業計画を立てていきます。
暇な時間のタスクをあらかじめリストアップ
忙しい生活をしていると、暇な時間ができても、ついダラダラしてしまいがちです。時間に追われているときに「あのときやっておけばよかった」という事態を避けるためにも、ゆとりがあるときにやることを書き出しておきましょう。仕事量が極端に多いとミスも増えてしまいます。時間に余裕があるときこそ、タスクの見える化が重要です。タスクの見える化については「仕事のムダと重複をなくして業務改善を進める」の記事が参考になります。
時間と上手く付き合う2つの方法
時間に余裕がないときこそプラス思考
生活の中で「まだ二日もあるのか」と感じるときもあれば、「あと二日しかない」と感じるときもあります。急ぎの仕事に取り組んでいるとき、どうしても「だけ」「しか」と口走りたくなりますよね。期限を意識するのは良い心がけですが、焦りは禁物です。残り時間でできることに集中しましょう。
忙しい時ほど「とりあえず10分」進める心構えを
「どうせやるなら完璧にやりたい」と考えるのは大切です。しかし、完璧主義な人ほど仕事に手をつけるのを先延ばしにする傾向があります。どれほど素晴らしい仕事をしても、期限に間に合わなければ元も子もありません。仕事を受けたら、とりあえず10分だけでも取り組んでみてください。大まかな難易度や所要時間を把握でき、後回しにしても冷静に対処できます。
おわりに
時間に追われる原因は人それぞれです。まずは自分がすべきことを分析し、対処方法を実践していきましょう。
